特に、これまでExcelやAccess、紙の台帳を使って在庫を管理してきた企業では、単純に新しいシステムへ置き換えれば解決するとは限りません。
現在の業務に合わないシステムを導入すると、現場がシステムに合わせて余計な作業をすることになったり、結局Excelを併用したりして、二重入力や属人化が残ってしまうことがあります。
一方で、すべての企業が高額なフルスクラッチ開発を必要としているわけでもありません。
標準的な入出庫や棚卸しだけであれば、低価格なクラウドサービスやパッケージ製品で十分なケースもあります。
大切なのは、「どのシステムが人気か」ではなく、自社の在庫管理業務に対して、どの方式が最も無理なく適合するかを判断することです。
本記事では、在庫管理に課題を抱える法人の経営者、情報システム担当者、店舗・倉庫・製造現場の責任者に向けて、クラウド型、パッケージ型、オンプレミス型、テンプレート型カスタマイズ開発、フルスクラッチ開発の違いを整理します。
機能、料金、カスタマイズ性、既存システムとの連携、データ移行、運用負担、サポート体制、将来の拡張性まで比較し、自社に合う在庫管理システムの選び方を解説します。
また、ExcelやAccessで独自の在庫管理を続けてきた企業や、既製のクラウドサービスでは自社の業務に合わない企業向けに、テンプレートをベースとして必要な部分だけをカスタマイズする方法についても紹介します。
法人向け在庫管理システムとは？導入前に知っておきたい基本と考え方
法人向け在庫管理システムとは、商品、原材料、部品、備品などについて、入荷、入庫、保管、移動、出庫、販売、返品、廃棄、棚卸しなどの情報を一元管理する業務システムです。
単に「現在の在庫数」を記録するだけではありません。
どの商品が、どの倉庫や店舗に、いくつ存在しているのか、いつ入庫されたのか、誰が出庫したのか、どのロケーションに保管されているのかといった情報を確認できるようにします。
企業によっては、ロット番号、賞味期限、使用期限、シリアル番号、色、サイズ、仕入先、保管場所、受注状況などを在庫情報と一緒に管理します。
Excelや紙の台帳による管理でも、小規模なうちは問題なく運用できることがあります。
しかし、商品数、担当者数、倉庫数、店舗数、入出庫件数が増えてくると、入力漏れ、転記ミス、更新の遅れ、ファイルの重複、最新版が分からないといった問題が発生しやすくなります。
在庫管理システムを導入する目的は、単にExcelをWebシステムへ置き換えることではありません。
現在どのように在庫情報が発生し、誰が入力し、誰が確認し、どの業務で使われているのかを整理したうえで、不要な作業や二重入力を減らすことが重要です。
そのため、システム導入時には機能数だけを見るのではなく、現場の業務フロー、利用人数、既存データ、既存システムとの連携、今後の事業拡大まで含めて検討する必要があります。
在庫管理システムでできること｜在庫数・入出庫・棚卸しをリアルタイムに把握
在庫管理システムでは、商品マスタや品目マスタを登録したうえで、入荷、入庫、出庫、返品、廃棄、在庫移動などの履歴を管理します。
例えば商品が入荷した際に入庫処理を行えば、その時点で在庫数へ反映できます。
出荷や社内使用によって商品を出庫した場合も、その履歴を残して在庫数を更新できます。
バーコードやQRコードを利用できるシステムでは、商品コードを手入力する回数を減らすことができ、入力間違いや商品の取り違えを防ぎやすくなります。
倉庫や店舗が複数ある企業では、拠点ごとの在庫だけでなく、全社在庫を横断して確認できるようになります。
さらに倉庫内を棚、列、段などのロケーション単位で管理すれば、「在庫はあるが、どこに置いてあるか分からない」という状態を減らすこともできます。
棚卸しでは、システム上の在庫数量と実際の在庫数量を比較し、差異を記録します。
入出庫履歴が残っていれば、差異が発生した原因を調べやすくなります。
また、企業の運用によっては、一定数量を下回った商品を表示する発注点管理、在庫不足の通知、入出庫実績の集計、滞留在庫の分析などを追加することもできます。
ただし、すべての機能を最初から導入する必要はありません。
まずは商品マスタ、入庫、出庫、在庫一覧、棚卸しなど、現在最も負担になっている業務からシステム化し、その後必要に応じて発注、販売、バーコード、基幹システム連携へ広げる方法もあります。
販売管理システム・ERP・基幹システムとの違いと連携方法
在庫管理システムと販売管理システム、ERP、基幹システムは、管理する対象が異なります。
在庫管理システムは、在庫数量、入出庫、保管場所、棚卸し、在庫履歴などを中心に管理します。
販売管理システムは、見積、受注、出荷、売上、請求、入金などの販売業務を管理する仕組みです。
ERPや基幹システムになると、販売、購買、在庫、生産、会計、人事など、複数部門のデータを統合して管理するケースが多くなります。
在庫管理だけに大きな課題がある企業であれば、最初からERPや大規模な基幹システムを導入する必要がない場合もあります。
反対に、在庫数が合わない原因が受注、発注、販売、仕入など周辺業務にある場合には、在庫管理だけをシステム化しても十分な改善効果が得られない可能性があります。
そのため、導入前には「在庫だけを改善するのか」「受発注や販売まで含めるのか」を整理する必要があります。
既存システムと連携する方法としては、API連携、CSVファイルによるインポート・エクスポート、データベース連携などがあります。
連携時には、商品コード、取引先コード、倉庫コード、数量単位、税区分、日時などのデータ形式が一致しているかを確認しなければなりません。
現在使っている基幹システムを残し、在庫管理だけを新しいシステムへ切り出す方法もあります。
すべてを一度に刷新するのではなく、既存システムを活かしながら在庫管理だけを改善することも有効な選択肢です。
在庫管理の課題を整理｜Excel・Access・Office管理から見直すべきタイミング
Excelを利用した在庫管理には多くのメリットがあります。
初期費用がほとんどかからず、自社に必要な項目を自由に追加でき、担当者がExcelに慣れていればすぐに運用できます。
商品数が少なく、利用者が1人または数人で、入出庫件数もそれほど多くない場合には、Excel管理で十分なケースもあります。
そのため、「Excelを使っているから必ずシステム化するべき」という考え方は適切ではありません。
一方で、事業規模の拡大によってExcelの限界が見えてくる場合があります。
複数人で同時に更新する必要がある、複数のExcelファイルが存在している、担当者によって入力方法が違う、数式やマクロが壊れる、最新版が分からない、担当者以外が仕組みを理解していない、といった問題が増えてきた場合です。
Accessで独自の在庫管理システムを構築している企業でも同様です。
長年使われているAccessでは、開発した担当者が退職している、仕様書がない、VBAの内容が分からない、新しいOffice環境への移行が難しいといった問題が発生することがあります。
特に、在庫数が合わず毎回確認作業が発生している、棚卸しに長時間かかる、現場で記録して後からExcelへ入力している、倉庫や店舗ごとの在庫をリアルタイムに把握できない場合には、管理方法を見直すタイミングです。
重要なのは、今使っているExcelやAccessを、そのまま新しいシステムへコピーしないことです。
これまで必要だと思っていた入力項目の中に、現在は使っていない項目が残っていることがあります。
同じ情報を複数回入力しているケースもあります。
システム化する前に、業務自体を整理し、「なくせる作業」「まとめられる作業」「自動化できる作業」「どうしても人が判断する作業」を分けることが重要です。
マクティズムでは、既存のExcelやAccessを確認しながら、現在の業務で残すべきものと、見直すべきものを整理したうえでシステム化を検討します。
在庫管理システムの詳細を見る
在庫管理をExcelで続けていると、入出庫履歴、棚卸、在庫差異、複数人利用で限界が出やすくなります。Excel修正だけでなく、在庫管理システム化も相談できます。
ExcelやAccessから在庫管理システムへ移行する際に確認したいこと
既存のExcelやAccessから新しいシステムへ移行する場合、画面や機能だけでなくデータの状態を確認することが重要です。
例えば、同じ商品なのに商品名が複数登録されている、商品コードが設定されていない、単位が「個」「本」「箱」など統一されていないといった状態では、そのままデータ移行すると新しいシステムでも問題が残ります。
また、Excelには現在の在庫数だけがあり、入出庫履歴が残っていないケースもあります。
その場合には、どのデータを移行し、どの時点を新システムの開始在庫とするかを決めます。
Accessの場合は、テーブル、フォーム、クエリ、レポート、VBAなどを確認し、現在使われている機能と使われていない機能を整理します。
「現在のシステムを完全に再現する」ことだけを目的にすると、新システムも複雑になりやすいため注意が必要です。
過去の運用を引き継ぎながら、業務そのものを整理することが移行成功のポイントになります。
在庫管理システムの種類を比較｜クラウド・パッケージ・オンプレミス・テンプレート型開発
在庫管理システムは、大きく分けるとクラウド型、パッケージ型、オンプレミス型、テンプレート型カスタマイズ開発、フルスクラッチ開発があります。
それぞれに向いている企業が異なります。
| 種類 | 主な特徴 | 向いている企業 |
|---|---|---|
| クラウド・SaaS型 | インターネット経由で利用し、短期間で開始しやすい | 標準機能に業務を合わせられる企業 |
| パッケージ型 | 用意された標準機能をベースに導入する | 一般的な在庫業務が中心の企業 |
| オンプレミス型 | 自社サーバーや社内ネットワークで運用する | 独自のセキュリティ要件がある企業 |
| テンプレート型カスタマイズ | 基本機能を活用し、違う部分だけ開発する | SaaSでは合わないがフルスクラッチほど大規模にしたくない企業 |
| フルスクラッチ開発 | 一から業務に合わせて設計・開発する | 独自業務が多く、自由度を優先する企業 |
最も低価格なサービスが、必ずしも最も費用対効果が高いとは限りません。
反対に、高額なシステムほど優れているわけでもありません。
自社に必要な機能が標準機能で実現できるのであれば、SaaSやパッケージ製品を利用する方が合理的です。
既製サービスを確認した結果、業務上重要な部分だけがどうしても合わない場合に、カスタマイズ開発を検討するのが自然な順序です。
クラウド型の特長とメリット・デメリット｜短期間・低コストで始めやすい
クラウド型の在庫管理システムは、提供会社のサーバーへインターネット経由でアクセスして利用します。
自社でサーバーを構築しなくても利用でき、アカウントを作成して初期設定を行えば比較的早く運用を開始できるサービスがあります。
システムのアップデートやサーバー保守をサービス提供会社側で行うため、社内にインフラ担当者がいない企業でも導入しやすい点がメリットです。
店舗、倉庫、営業所など複数の拠点から同じ在庫データを確認できることもクラウド型の利点です。
一方、企業独自の業務フローに対して自由に画面や処理を変更できないサービスもあります。
例えば、「自社独自の在庫計算」「特殊な返品処理」「社内承認」「独自帳票」「既存基幹システムとの特殊な連携」などが必要な場合、標準機能では対応できない可能性があります。
月額費用だけでなく、利用者数や拠点数、API利用、追加ストレージ、オプション機能によって料金が変わるケースもあります。
そのためクラウド型を検討するときは、無料トライアルやデモを利用して、実際の業務を再現してみることが重要です。
パッケージ型・オンプレミス型の違い｜自社環境で安定して運用したい企業向け
パッケージ型は、在庫管理に必要な機能があらかじめ組み込まれた製品を購入または契約して導入する方式です。
商品管理、入出庫、在庫照会、発注、棚卸しなどの標準機能を利用しながら、必要に応じて設定変更や追加開発を行います。
業界向けに特化した製品であれば、一般的な業務フローが最初から組み込まれている場合があります。
一方、企業独自の処理が多い場合には、パッケージの仕様に業務を合わせる必要が生じます。
オンプレミス型は、自社または指定のサーバー環境でシステムを運用する方式です。
社内ネットワークやセキュリティポリシーに合わせやすく、他システムとの独自連携も設計しやすいことがメリットです。
ただし、サーバー、OS、データベース、バックアップ、障害対応、セキュリティ更新、バージョンアップなどの運用負担が発生します。
初期導入費だけではなく、3年、5年と利用した場合の総保有コストを比較することが重要です。
テンプレート型カスタマイズ開発とは｜既製品とフルスクラッチの中間という考え方
在庫管理システムの選択肢として、テンプレート型カスタマイズ開発という方法があります。
これは、商品マスタ、倉庫・ロケーション、入庫、出庫、在庫一覧、在庫移動、入出庫履歴、棚卸し、CSV入出力、権限管理など、一般的に必要となる基本機能をあらかじめ用意しておき、企業ごとに異なる部分だけをカスタマイズする方法です。
SaaSのように「用意された機能へ業務を完全に合わせる」方法とも、フルスクラッチのように「すべてをゼロから開発する」方法とも異なります。
例えば、商品の管理項目だけが自社独自である、現在のExcel帳票を残したい、特定形式のCSVを取り込みたい、倉庫ごとの入出庫ルールが違うといったケースでは、基本機能を活用しながら必要な部分だけ調整できます。
マクティズムの「Mactism Quick Pack 在庫管理」も、この考え方を採用しています。
Excel、紙、Accessによる在庫管理が限界になっている一方で、月額SaaSでは自社の業務に合わず、フルスクラッチ開発ほど大規模には始めたくない企業を主な対象としています。
重要なのは、テンプレートをそのまま押し付けるのではなく、「標準機能で対応できる部分」と「追加開発する部分」を分けることです。
Mactism Quick Pack 在庫管理で標準化している機能
Mactism Quick Pack 在庫管理では、在庫管理の基礎となる機能をテンプレート化しています。
| 機能 | 主な内容 |
|---|---|
| 商品・品目マスタ | 商品名、品番、分類、単位などを管理 |
| 倉庫・保管場所 | 倉庫、エリア、ロケーションなどを管理 |
| 入庫管理 | 入庫日、数量、入庫場所などを登録 |
| 出庫管理 | 出庫日、数量、出庫先などを登録 |
| 在庫移動 | 倉庫間・ロケーション間の移動を管理 |
| 在庫一覧 | 現在庫を一覧で確認 |
| 入出庫履歴 | 在庫が動いた履歴を確認 |
| 棚卸管理 | 棚卸実績と差異を管理 |
| CSVインポート | 既存データやマスタを取り込み |
| CSVエクスポート | データをCSVとして出力 |
| 帳票・一覧出力 | 在庫一覧や履歴などを出力 |
| 権限管理 | 利用者ごとの権限を管理 |
これらを基本として、企業ごとの業務に応じて項目、画面、帳票、入出庫ルール、ロット、期限、バーコード、外部システム連携などを追加します。
すべての機能を追加する必要はありません。
現在必要な範囲だけを導入し、事業拡大に応じて追加していく方法も可能です。
Mactism Quick Pack 在庫管理が向いている企業・向いていない企業
Mactism Quick Pack 在庫管理は、すべての企業に適しているわけではありません。
月額数千円程度の在庫管理アプリを探している場合や、個人で商品数が少ない場合には、一般的なクラウドサービスの方が費用対効果が高い可能性があります。
一方で、ExcelやAccessで独自の運用を行っている、SaaSを試したが業務に合わなかった、独自の帳票やCSVが必要、複数倉庫の管理方法が特殊、既存システムとの連携が必要といった企業では、テンプレート型カスタマイズ開発が選択肢になります。
フルスクラッチ開発を検討する前に、テンプレートでどこまで対応できるか確認することも有効です。
現在のExcel・Access・紙の管理方法を確認し、既製品で十分なのか、テンプレート型が適しているのか、フルスクラッチが必要なのかを整理したい場合は、現在の運用方法から相談できます。
在庫管理システムの詳細を見る
在庫管理をExcelで続けていると、入出庫履歴、棚卸、在庫差異、複数人利用で限界が出やすくなります。Excel修正だけでなく、在庫管理システム化も相談できます。
在庫管理システムの基本機能を解説｜本当に必要な機能から選ぶ
在庫管理システムには多くの機能がありますが、機能数が多ければよいわけではありません。
一般的な基本機能は、商品マスタ、入出庫、在庫一覧、棚卸し、ロケーション管理、履歴管理です。
製造業では、原材料、部品、仕掛品、完成品の区分、ロット、工程との関係などが必要になることがあります。
食品や消耗品では、賞味期限、使用期限、ロット管理が重要です。
卸売業では、多数の商品と取引先を効率よく検索・管理することが求められます。
小売やECでは、POSやオンラインショップの販売情報と在庫を同期する必要が生じることがあります。
企業によって必要な機能は異なるため、「他社が使っているから」という理由だけで機能を追加するべきではありません。
使わない機能まで画面に表示すると、現場の操作が複雑になり、教育コストも増えます。
必要な機能と不要な機能を分けることが、システムを定着させる重要なポイントです。
バーコード・QRコード・ハンディ端末は最初から必要なのか
バーコードやQRコードを利用すると、商品コードを手入力する必要が減り、入庫、出庫、棚卸しなどの作業を効率化できます。
倉庫現場では、ハンディターミナルやスマートフォンで商品を読み取り、その場で在庫情報を更新する運用も可能です。
しかし、バーコードを使えば必ず効率化できるわけではありません。
商品数が少なく、入出庫の件数も少ない企業では、バーコード機器やラベル運用を追加することで、かえって管理が複雑になる場合もあります。
また、バーコードを導入するには、どの商品へどのコードを割り当てるのか、既存コードを使うのか、独自コードを発行するのか、ラベルをどこへ貼るのかなどを決める必要があります。
システム導入時には、バーコードやハンディ端末を最初から前提にするのではなく、業務量と費用対効果を確認して判断することが重要です。
Mactism Quick Packでも、まず基本的な在庫管理を導入し、必要になった段階でバーコードやQR、ハンディ端末対応を追加する方法を検討できます。
発注・受注・販売・請求を一元管理｜どこまで在庫管理へ含めるか
在庫管理と受発注、販売、請求は密接に関係しています。
例えば受注した時点で在庫を引き当て、出荷時に在庫を減らし、その後売上や請求データを作成する業務があります。
このような企業では、在庫管理だけを独立させるよりも、販売管理システムや受発注システムとの連携を検討した方がよい場合があります。
一方で、最初から受注、発注、販売、請求、会計まですべてを新システムへ移行すると、プロジェクトが大規模になります。
在庫管理が最大の課題であるなら、まず在庫部分を改善し、その後発注や販売へ拡張する方法もあります。
重要なのは、将来的な連携を考慮しながら、最初の開発範囲を必要以上に広げないことです。
ロット・期限・シリアル・ロケーション・複数拠点に対応する在庫管理
食品、医薬品、化粧品、部品などを管理する場合、単純な商品コードと数量だけでは管理できないことがあります。
ロット番号、製造日、賞味期限、使用期限、シリアル番号などの管理が必要になるケースがあります。
期限の近い商品を先に出庫する運用や、特定ロットの商品がどの取引先へ出荷されたかを追跡できる仕組みが必要になる企業もあります。
ロケーション管理では、倉庫だけでなく、棚、列、段などの位置まで登録します。
複数倉庫を持つ企業では、倉庫間移動、拠点別在庫、全社在庫、利用者権限なども重要です。
これらは企業ごとの差が大きい部分です。
そのため、製品比較表の「ロット管理○」「複数倉庫○」だけを見るのではなく、実際の自社業務をその製品で再現できるか確認する必要があります。
法人向け在庫管理システムの選び方｜最初に製品を探さないことが重要
在庫管理システムを選ぶとき、多くの企業が最初に「おすすめ製品」「人気ランキング」「在庫管理システム比較」と検索します。
候補を知るためには有効ですが、本来は製品を探す前に自社の課題を整理するべきです。
「在庫が合わない」という課題でも、原因は企業によって異なります。
入庫の登録が遅れている場合もあれば、出庫処理を忘れている場合もあります。
複数のExcelを利用していることが原因の場合もあります。
商品コードが統一されていないために集計できないケースもあります。
課題の原因を整理しないまま製品を導入すると、新しいシステムでも同じ問題が残る可能性があります。
まず現在の業務とデータを整理し、「何を解決したいのか」「どこまで改善すれば十分なのか」を決めてから製品を比較することが重要です。
企業規模・業界・業態に合わせて選ぶ｜小規模企業から複数拠点企業まで
小規模な店舗や少人数の企業で、商品登録、入出庫、棚卸しだけを行いたい場合は、クラウド型のサービスで十分なケースがあります。
中堅企業になると、複数倉庫、複数店舗、権限管理、販売管理との連携、部門別集計などの要件が増えてきます。
大規模企業では、大量データ、複雑な承認フロー、監査ログ、アクセス制御、基幹システムとの連携などが必要になることがあります。
ただし、企業規模だけでシステムを選ぶのは適切ではありません。
社員数が少なくても複雑な在庫管理を行っている企業があります。
反対に、大企業でも一部門だけの簡易な在庫管理であれば、小規模な仕組みで十分な場合があります。
会社全体の規模ではなく、今回システム化する業務の規模を基準に考えることが重要です。
製造業・卸売・倉庫・小売・ECで必要な機能は違う
製造業では、原材料、部品、仕掛品、完成品など複数種類の在庫を管理するケースがあります。
生産管理との連携やロット追跡が必要になることもあります。
卸売業では、多品種の商品、複数仕入先、複数得意先を扱うため、検索性や入出庫処理の効率が重要です。
倉庫業では、預かり在庫、荷主、ロケーション、入出庫履歴など、一般的な自社在庫とは異なる管理が必要になる場合があります。
小売店舗では、POSと在庫を連携し、販売時に在庫を更新する仕組みが重要です。
ECでは、複数の販売チャネルから注文が発生するため、受注と在庫引当の整合性が重要になります。
このように、同じ「在庫管理システム」という名称でも必要な機能は異なります。
業種名だけで製品を選ばず、現場で実際に発生している処理を確認しましょう。
既存システム・POS・販売管理・ERPと連携できるかを確認する
在庫管理システムを単独で使用するのではなく、既存システムと連携したい企業は多くあります。
まず、現在利用しているPOS、販売管理、基幹システム、会計システム、ECなどを整理します。
次に、どのデータを、どちらからどちらへ連携するのかを決めます。
例えば、商品マスタは基幹システムから在庫管理へ連携し、在庫実績は在庫管理から基幹システムへ返すという設計も考えられます。
APIが利用できる場合でも、必要な情報がすべてAPIで取得できるとは限りません。
CSV連携でも、定期的な自動処理が必要なのか、人がアップロードすればよいのかで費用が変わります。
実際のデータを使ったテストを行い、二重入力やデータ不整合が発生しないことを確認することが重要です。
在庫管理システムを比較するポイント｜料金だけで決めない
在庫管理システムの費用を比較するときは、初期費用と月額料金だけを見るべきではありません。
データ移行、初期設定、帳票、端末、バーコードリーダー、ラベルプリンター、カスタマイズ、API連携、保守などの費用を確認します。
また、導入費だけでなく、導入後に社員がどれだけ作業する必要があるかも重要です。
低価格なシステムでも、毎日大量のExcel加工やCSVアップロードが必要であれば、運用コストは高くなります。
反対に、初期費用が多少高くても、毎月何十時間もの作業が削減できるなら、長期的には費用対効果が高くなる可能性があります。
見積もりを比較するときは、同じ条件で比較してください。
利用人数、商品数、倉庫数、店舗数、必要機能、連携先、データ移行範囲をそろえることが重要です。
Mactism Quick Pack 在庫管理の費用目安
マクティズムでは、公開中のMactism Quick Pack 在庫管理について、カスタマイズ範囲に応じた費用目安を設定しています。
| プラン | 費用目安 | 想定するケース |
|---|---|---|
| テンプレート導入・軽微調整 | 150万〜300万円 | Excel・紙管理から基本的な在庫管理へ移行 |
| 業務カスタマイズ | 300万〜600万円 | 入出庫、棚卸、帳票、ロケーションなどを自社業務へ調整 |
| 拡張・外部連携 | 600万〜1,200万円 | 発注・販売・基幹システム連携などを含めて構築 |
| 保守・改善 | 月3万〜10万円 | 導入後の問い合わせ、軽微改修、改善支援 |
実際の費用は、商品数だけで決まるものではありません。
画面数、帳票数、入出庫ルール、データ移行、既存システム連携、バーコード対応などによって変わります。
月額数千円程度の在庫管理アプリを探している企業には、Quick Packは適していません。
一方で、既製サービスを比較したものの自社業務へ合わない企業では、フルスクラッチ開発より前に検討する選択肢になります。
人気ランキングだけでは決められない｜既製の在庫管理システムも必ず比較する
既製の在庫管理システムには多くの選択肢があります。
知名度の高い製品や導入実績の多い製品は、候補を探す際の参考になります。
ただし、「人気1位だから自社にも合う」ということではありません。
店舗運営、製造業、卸売業、倉庫業、ECでは必要な機能が大きく異なります。
例えば販売を中心とする企業ではPOSとの連携が重要ですが、製造業では部品、原材料、ロットなどの管理が重要になる可能性があります。
候補となるサービスについては、必ず公式資料、最新料金、最新機能、デモなどを確認してください。
サービス内容や料金プランは変更されるため、比較記事だけで契約を判断しないことも重要です。
Aladdin Office・Zoho Inventory・スマレジなども候補に含めて比較する
既製システムを検討する場合、販売・在庫管理を広く扱うシステム、クラウド型の在庫管理サービス、POSを中心としたサービスなどがあります。
Aladdin Officeは、販売管理や在庫管理などを含め、企業の業務に合わせて検討できる製品の一つです。
Zoho Inventoryは、クラウドで在庫、受注、発注、出荷などを管理したい企業で候補になります。
スマレジは、店舗でのPOS運用を中心に、販売データと在庫を管理したい企業で比較対象になります。
重要なのは、これらのどれが「一番優れているか」ではありません。
自社の業務を標準機能で実現できる製品があるなら、既製サービスを利用した方が短期間かつ低コストになる可能性があります。
逆に、複数製品を比較しても、自社独自の入出庫処理や帳票、Excel・Accessとの関係、基幹システム連携などが原因で適合しない場合には、カスタマイズ開発を検討します。
WMS・在庫管理システム・アプリの違い
在庫管理システムは、商品や部品などの数量、入出庫、在庫履歴などの管理を中心とします。
WMSはWarehouse Management Systemの略で、倉庫内作業をより詳細に管理するシステムです。
入荷予定、検品、棚入れ、ロケーション、ピッキング、梱包、出荷、作業進捗など、倉庫現場全体の効率化を目的とします。
大規模な物流センターではWMSが適している場合があります。
一方、中小規模の倉庫や自社在庫を管理したい企業が、最初から大規模WMSを導入すると、必要以上に費用や運用負担が増える可能性があります。
どこまでの倉庫業務をシステム化するかによって、在庫管理システムで十分なのか、WMSが必要なのかを判断します。
自社に必要な機能と不要な機能を分けて比較表を作る
システムを選ぶ際には、候補システムの機能一覧を比較するだけでは不十分です。
自社にとって必要な機能かどうかを明確にします。
| 評価項目 | 必須条件の例 | 確認方法 |
|---|---|---|
| 入出庫 | 現場で簡単に登録できる | デモ |
| 棚卸し | 差異を確認・記録できる | デモ・テスト |
| バーコード | 現在の商品コードを利用できる | 実機確認 |
| ロケーション | 倉庫・棚単位で管理できる | 画面確認 |
| CSV | 現在のExcelデータを利用できる | サンプルデータ確認 |
| 連携 | POS・EC・基幹システムと接続できる | 仕様確認 |
| 権限 | 担当者別に操作範囲を制限できる | デモ |
| 拡張性 | 将来的に発注・販売へ拡張できる | 設計・契約確認 |
| サポート | 問題発生時の連絡先が明確 | 契約条件確認 |
機能の有無だけではなく、「標準機能なのか」「追加費用が必要なのか」「設定だけで対応できるのか」「開発が必要なのか」を分けることが重要です。
在庫管理システム導入のメリット｜作業効率だけでなく在庫の信頼性を高める
在庫管理システム導入の大きなメリットは、確認作業を減らせることです。
現在庫がシステム上で把握できれば、「担当者へ電話する」「倉庫へ見に行く」「複数のExcelを集計する」といった作業を減らせる可能性があります。
入出庫をその場で登録する運用へ変えれば、後からまとめて転記する必要も減ります。
棚卸しでも、システム数量と実在庫を比較しやすくなります。
さらに、誰がいつ在庫を動かしたのか履歴が残れば、差異の原因調査もしやすくなります。
在庫情報の信頼性が高くなると、発注や販売の判断も行いやすくなります。
ただし、システムを入れただけで在庫精度が高くなるわけではありません。
入力ルールと運用ルールを現場で守ることが前提です。
導入デメリット｜費用・データ移行・教育・業務変更が必要になる
在庫管理システムには導入負担もあります。
利用料金や開発費だけでなく、データ整理、商品マスタ作成、初期在庫登録、社員教育などが必要です。
バーコードを使う場合には、コード体系、ラベル発行、読み取り機器なども検討します。
新しいシステムの操作へ慣れるまで、一時的に作業効率が下がることもあります。
また、これまで担当者の判断だけで行われていた作業を標準化すると、「今までの方が楽だった」という反応が出る場合もあります。
導入を成功させるには、システム担当者だけで決めず、現場担当者にも参加してもらうことが重要です。
在庫管理システムの導入手順｜比較検討から運用開始まで
在庫管理システム導入では、製品を選ぶことより前に現状を確認します。
最初に、現在どのように在庫を管理しているのかを確認します。
どの商品を管理しているのか、誰が入力しているのか、どこで在庫が増減するのか、棚卸しをどのように行っているのかを整理します。
次に、現在困っていることを明確にします。
棚卸し時間、在庫差異、欠品、入力時間、確認時間など、可能であれば数字で把握します。
その後、必要機能を整理し、クラウド、パッケージ、テンプレート型開発などの候補を比較します。
導入するシステムが決まったら、商品マスタ、倉庫、棚番、初期在庫などのデータを整理します。
テスト環境では通常の入庫・出庫だけでなく、返品、在庫移動、棚卸し差異、エラーなども確認します。
現場で操作して問題がないことを確認してから、本稼働へ移行します。
いきなり全面刷新しない｜小さく始めて段階的に広げる方法
在庫管理システム導入で失敗を減らす方法の一つが、対象を限定して始めることです。
例えば、最初は商品マスタ、入庫、出庫、在庫一覧、棚卸しだけを対象とします。
バーコード、発注管理、販売管理、AI分析などは、最初の運用が安定してから追加することもできます。
拠点が複数ある場合も、最初に代表拠点で運用し、その後他拠点へ広げる方法があります。
最初から完璧なシステムを作ろうとすると、要件が増え続け、開発期間と費用も大きくなりやすくなります。
「現在必要な機能」と「将来必要になる可能性がある機能」を分けることが重要です。
在庫管理システムの費用対効果を判断する方法
費用対効果は、システム料金だけで判断しません。
現在の業務にかかっている時間を確認します。
例えば毎月の棚卸しに複数人で何時間かかっているのか、在庫照会のためにどれだけ時間を使っているのか、Excel集計へ何時間かかっているのかを計測します。
欠品や過剰在庫による損失も確認します。
導入後に同じ数字を計測すれば、システム化によってどの程度改善したかを判断できます。
また、担当者退職による属人化リスクや、古いAccessが動かなくなるリスクなど、単純に時間へ換算できないリスクもあります。
導入費だけではなく、数年間使った場合の運用負担を含めて判断しましょう。
既製サービスで十分か、テンプレート開発が必要か判断する目安
既製サービスの標準機能で業務をほぼ実現できるのであれば、まず既製サービスを選ぶことをおすすめします。
無理にカスタマイズ開発を行う必要はありません。
反対に、既製サービスを導入すると現場が大幅に業務を変更しなければならない場合や、結局Excelを併用することになる場合には、カスタマイズ開発を検討します。
特に、現在のExcelやAccessに独自の業務ノウハウが含まれている企業では、「全部捨てて新しい製品へ合わせる」のではなく、「残すべき業務」と「変えるべき業務」を整理することが重要です。
テンプレート型カスタマイズ開発は、その中間の選択肢です。
基本的な在庫管理機能は共通化し、自社独自の部分だけを調整します。
マクティズムが考える在庫管理システム選び
マクティズムでは、在庫管理システムを検討している企業に対して、最初から「開発した方がよい」とは考えていません。
既製のSaaSやパッケージで十分に実現できるのであれば、その方が低コストで短期間に導入できる可能性があります。
一方で、ExcelやAccessを長年使ってきた企業では、そこに独自の業務ルールや帳票、データ形式が蓄積されています。
それらをすべて捨てて標準パッケージへ合わせることで、現場の作業が増えてしまう場合があります。
その場合は、現在の業務を確認し、残す部分、改善する部分、システム化する部分を整理したうえで開発します。
マクティズムが重視しているのは、「今ある業務をそのままシステムにすること」ではありません。
そもそもその入力が必要なのか、二重入力になっていないか、その帳票は現在も必要なのかを確認し、できるだけシンプルで現場が迷わない仕組みにすることです。
Mactism Quick Pack 在庫管理という選択肢
Mactism Quick Pack 在庫管理は、在庫管理に必要となる基本機能をテンプレート化し、そのテンプレートをベースとして企業ごとに必要な部分をカスタマイズするサービスです。
- 「SaaSでは業務に合わない」
- 「パッケージでは不要な機能が多い」
- 「ExcelやAccessでは限界を感じている」
- 「フルスクラッチ開発ほど大きな費用をかけたくない」
このような企業に対して、既製サービスとフルスクラッチの中間となる選択肢を提供することを目的としています。
現在のExcelやAccessのファイル、帳票、CSV、業務フローなどを確認し、テンプレートで対応できる部分と追加開発が必要な部分を整理します。
要件が完全にまとまっていなくても、現在の管理方法と困っている内容から整理できます。
まとめ｜法人向け在庫管理システムは「人気」より自社業務との適合性で選ぶ
法人向け在庫管理システムには、クラウド型、パッケージ型、オンプレミス型、テンプレート型カスタマイズ開発、フルスクラッチ開発など複数の選択肢があります。
どれか一つが常に優れているわけではありません。
標準的な在庫管理であれば、クラウドサービスを利用する方が低コストで短期間に導入できる可能性があります。
独自のセキュリティ要件や大規模な業務がある場合には、パッケージやオンプレミス、フルスクラッチが適することもあります。
そして、ExcelやAccessでは限界を感じているものの、既製のSaaSでは自社業務に合わず、フルスクラッチほど大きく始めたくない場合には、テンプレート型カスタマイズ開発という方法があります。
大切なのは、最初に製品を決めることではありません。
現在の在庫管理業務を整理し、何が問題なのか、どこまでシステム化するべきなのかを決めることです。
商品マスタ、入庫、出庫、在庫一覧、棚卸しなどの基本機能だけで解決できるのであれば、そこから始めることができます。
必要になった段階で、ロケーション、バーコード、ロット、発注管理、販売管理、基幹システム連携へ広げることもできます。
マクティズムでは、現在使用しているExcel、Access、紙の帳票などを確認し、SaaS・パッケージで対応できるのか、Mactism Quick Pack 在庫管理が適しているのか、より大規模な開発が必要なのかを整理するところから相談できます。
「在庫管理システムを導入すると決めている」段階でなくても問題ありません。
まず現在の在庫管理方法と困っていることを整理し、どの方法が最も無理なく改善できるかを確認することが、失敗しにくいシステム導入への第一歩です。
現在のExcel・Access・紙の在庫管理を、どこまでテンプレートで置き換えられるか確認したい場合は、現在の管理方法をもとに相談できます。
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在庫管理をExcelで続けていると、入出庫履歴、棚卸、在庫差異、複数人利用で限界が出やすくなります。Excel修正だけでなく、在庫管理システム化も相談できます。
