現場の操作性維持を重視する企業にとって、最初から大きな開発を決める必要はありません。まずは現行業務・帳票・データ・連携・保守状況を整理し、延命、部分改善、パッケージ活用、周辺開発、スクラッチ再構築のどれが現実的かを見極めることが重要です。
マクティズムでは、作り直しありきではなく、操作性を残すべき部分と改善すべき部分を分けることを重視して進め方を整理します。
この記事では、基幹システムの再構築で「今と同じ操作性を維持すべきか」を判断する基準を整理します。操作性の変更に対する現場の不安と、改善の必要性の間で揺れている推進担当者に向けた内容です。
この記事で分かること
- 基幹システム見直しで確認すべきポイント
- 延命・部分改善で済むケース
- パッケージ活用や周辺開発を検討すべきケース
- スクラッチ再構築を検討すべきケース
- 相談前に準備しておく情報
まず結論｜すぐに作り直す前に現状を整理する
基幹システムは、受注・出荷・在庫・請求・生産・会計連携など、複数の業務にまたがります。そのため、表面上の不具合だけを見て判断すると、後から帳票、データ移行、外部連携、現場運用で想定外の問題が出ることがあります。
まず必要なのは、現行システムの全体像を把握することです。特に、どの業務が止まると困るのか、どの帳票が実際に使われているのか、どのExcel・Access・CSV運用が周辺に残っているのかを確認するだけでも、再構築の方向性はかなり明確になります。
「同じ操作性」は安心材料に見えて、改善の機会を潰すリスクがある
現行の操作性を維持したいという要望は、現場の不安に寄り添った正当な声です。しかし、古いシステムの操作性をそのまま再現しようとすると、使われていない画面や非効率な操作手順まで忠実に再構築することになり、費用が膨らむわりに業務は何も改善しません。再構築は、操作性を見直す数少ない機会です。残すべき部分と改善すべき部分を意識的に仕分けることが、投資に見合う成果を出す条件です。
「操作性を残す」と「操作に慣れている」は別の問題
現場が求めているのは、厳密には「同じ画面」ではなく「慣れている操作で迷わず仕事ができること」です。つまり問題の本質は操作性の設計ではなく、変化への慣れの時間とサポートの問題です。十分な教育とフォローがあれば、より効率的な新しい操作にも現場は適応できます。操作性の維持に投じるはずだった費用を、教育とフォローに振り替えるほうが、長期的には現場にとってもプラスになることが多いのです。
このテーマでよく起きる問題
このテーマでよく起きる問題は、技術的な問題に見えて、実際には業務整理の不足から起きていることが多いです。たとえば、同じ機能でも部署ごとに運用が違う、帳票は同じ名称でも用途が違う、CSVの出力タイミングが担当者依存になっている、といったケースです。
この状態でパッケージを入れたり、スクラッチで作り直したりすると、開発途中で追加要件が増え、費用と期間が膨らみやすくなります。
よくある失敗は、「現行と同じ画面」をゴールにした結果、新しい技術の利点（検索のしやすさ、画面遷移の柔軟さ、入力補助機能）が活かされず、古い操作感のまま中身だけが新しいという状態になるケースです。見た目は新品でも使い勝手が変わらなければ、現場は「作り直した意味がない」と感じます。
逆に、操作性を大幅に変えたのに教育を省いた結果、稼働後に問い合わせが殺到して業務が混乱するケースもあります。操作性を変える判断と教育の計画はセットで設計すべきであり、一方だけでは成立しません。
また、「ファンクションキーで画面を切り替える」「タブキーだけで入力が完了する」といったキーボード中心の高速入力に熟達したベテランがいる場合、その操作感は新しいWeb画面で再現するのが技術的に難しいことがあります。この場合、ベテランの入力効率を損なわない代替手段をどう設計するかが、操作性議論の中核になります。
自社で確認できるチェックポイント
操作性の方針を決める前に、次の点を確認しておくと、議論が空中戦にならずに済みます。
- 現在のシステムで実際に困っている業務を1つずつ書き出す
- 画面・帳票・CSV・バッチ・Excel補完作業を棚卸しする
- 利用部署、利用人数、締め処理、止められない業務を確認する
- サーバー、データベース、外部連携、バックアップの状態を確認する
- 現行システムを残す部分、直す部分、作り直す部分を分ける
- パッケージで足りる業務と、周辺開発が必要な業務を分ける
- 初期費用だけでなく、保守・追加改修・移行リスクも比較する
操作性判断ならではの棚卸しポイント
基本のチェックリストに加えて、日常的に使われている画面の一覧と利用頻度、各画面で利用者が依存している操作（ショートカット・ファンクションキー・バーコード読取など）、操作性に不満がある画面の一覧、入力量が多い画面（1日数百件以上入力する画面）の特定、そして新しい操作を教える時間的余裕があるかを確認してください。操作の依存度が高い画面は「残す」候補、不満が多い画面は「変える」候補として仕分ける出発点になります。
操作性の判断基準は「利用頻度×入力量×慣れの深さ」で優先度を付けると整理しやすくなります。毎日何百件も入力するベテランが使う画面は操作感を維持する価値が高く、月に数回しか使わない画面は改善しても影響は小さい。この濃淡を付けることで、費用と効果のバランスが取れます。
操作性の議論では、現行システムの操作を「当たり前」と思い込んでいる部分にも目を向けてください。たとえば、三つの画面を行き来して一つの処理を行っている操作は、新しい画面なら一画面で完結できるかもしれません。「慣れている」と「効率的」は同じではなく、慣れているだけの非効率を見直すことが、再構築ならではの改善機会です。
プロトタイプ（操作を試せる画面の試作品）を早い段階で現場に触ってもらうのも非常に有効です。言葉の説明では不安が解消しませんが、実際に触ってみると「これなら大丈夫」と安心する声が多く上がります。触れる機会を作ることが、操作性の不安を解消する最も確実な方法です。
延命・部分改善で対応できるケース
操作性は全面的に維持する必要も、全面的に変える必要もありません。次のような仕分けが現実的です。
- 対象業務が限定されている
- 帳票やCSV連携の一部改善で足りる
- データベース改善やバックアップ自動化で安定運用できる
- 利用者が限られており、現場への影響が小さい
- 将来の全面刷新までの橋渡しとして改善したい
高頻度入力画面は現行の操作感をできるだけ維持し、参照系や低頻度の画面は新しい操作体系に刷新する。この二段構えが、費用と現場の満足度のバランスが最も取れる落としどころです。
また、操作性を変える画面については、稼働前の教育期間を十分に確保してください。新しい操作に慣れる時間は、利用者の年齢や経験よりも、練習の機会の多さで決まります。操作練習の場を用意するだけで、変化への抵抗は大きく下がります。
操作性の維持にかかるコストは、維持する画面の数と、現行特有の操作（ファンクションキー等）の再現度合いによって変わります。全面維持は開発費を2〜3割押し上げることもあるため、維持と改善の仕分けだけで数百万円の費用差が生じます。この仕分けが最もコスト効果の高い設計作業です。
パッケージ活用・周辺開発・スクラッチ再構築を検討すべきケース
操作性の方針は、構築方式によって選択肢が異なります。
- 保守期限が近く、現行環境を長く使えない
- 開発会社がなく、改修や障害対応が難しい
- Access・Excel・古いDBではデータ量や運用に限界がある
- パッケージ標準機能が業務に合わない
- 周辺システムや帳票が増え、全体像が分からない
- 今後も機能追加や外部連携が増える見込みがある
パッケージ活用が向くケース
パッケージ導入では、操作性はパッケージの画面に合わせることが前提です。現行の操作感への執着を手放すことが、パッケージ移行の条件です。その代わり、パッケージの標準画面に慣れれば保守やバージョンアップ時の負担が軽くなります。
周辺開発で補うケース
周辺開発であれば、画面の設計自由度が高いため、現行の操作感を維持することも、改善することも柔軟に対応できます。画面ごとに方針を変えるきめ細かな設計が可能です。
スクラッチ再構築が向くケース
スクラッチ再構築では、操作性の設計自由度が最も高くなります。高頻度画面は現行のキーボード操作を再現し、その他は最新のUI設計を採用する、という混在も可能です。
マクティズムの見解
マクティズムの見解として、基幹システム再構築で「今と同じ操作性」を残すべきかでは「何を作るか」より先に「何を残すか、何を直すか、何を作り直すか」を決めることが重要です。
特に、操作性を残すべき部分と改善すべき部分を分けることを意識しないまま進めると、パッケージを入れても周辺Excelが残ったり、スクラッチで作っても現場が使いにくかったりします。相談段階では、資料が完全にそろっていなくても問題ありません。画面、帳票、運用メモ、担当者の記憶を集めるところから始めるべきです。
操作性の相談では、私たちは現場の声をまず丁寧に聞きます。そのうえで「ここは維持する価値があります。でもここは変えたほうが将来楽になります」と根拠付きで提案します。全部残すことも全部変えることも安易な回答であり、画面ごとに判断する誠実さが、操作性の設計には必要だと考えています。
相談前に準備しておく情報
操作性の相談では、日常使用画面の一覧と利用頻度、操作に依存のある画面の具体名、不満のある画面の一覧、教育に割ける期間の目安が分かると、初回から仕分けの議論ができます。現行画面のスクリーンショットがあると最も話が速くなります。
実務では、現行調査で画面ごとの利用実態を計測し、開発前診断で「維持・改善・新設」の三分類に仕分けたうえで、教育計画とセットで操作性方針を決定する流れをおすすめしています。
操作性の改善が定着すると、入力速度が上がる、ミスが減る、新人の習得が早くなるといった効果が長期的に利いてきます。変化の初期コストを一度乗り越えれば、その後は改善の効果を享受し続けられます。教育への投資は、操作性への投資よりリターンが長持ちするのです。
操作性は、システムに対する現場の感情を決める最前線です。ここを丁寧に設計できれば、システムは「便利な道具」として受け入れられます。雑に扱えば「使いにくいシステム」の烙印を押され、どれほど中身が良くても活かされません。見た目と手触りは、投資の価値を左右する最後の砦です。
進め方は、画面ごとの利用実態の調査、維持・改善・新設の三分類、教育計画の策定、プロトタイプでの操作感確認、の順です。仕分けと教育をセットで設計することが、操作性の正解への最短ルートです。
操作性は、システムへの第一印象を決めます。丁寧に設計された操作感は、毎日のちょっとした快適さとして現場に感謝され続けます。この積み重ねが、システムの定着と活用を支えるのです。
操作性の設計は、技術とデザインの仕事であると同時に、現場への敬意の表現です。その敬意が伝わるシステムは、長く愛される道具になります。
維持すべきものは維持し、変えるべきものは教育とともに変える。この判断を画面ごとに丁寧に行うことが、操作性の設計のすべてです。
現場が「使いやすくなった」と感じてくれる瞬間を、一つでも多く作ること。それが操作性設計の真のゴールです。
その積み重ねが、システムを「自分たちの道具」に変えていきます。
よくある質問
要件がまとまっていなくても相談できますか？
はい。分かる範囲の業務内容、現在困っていること、使っている画面や帳票から整理できます。完璧な資料よりも、現状の困りごとを早めに共有することが大切です。画面の一覧と操作への依存度が分かれば十分に相談を始められます。
すぐに全面再構築する必要がありますか？
いいえ。延命・部分改善で足りる場合もあります。まずは残す部分、直す部分、作り直す部分を切り分けます。はい。高頻度画面は維持、それ以外は改善という仕分けが最も現実的です。
パッケージとスクラッチのどちらがよいか判断できますか？
はい。業務が標準機能に合うか、帳票や例外処理をどう扱うか、将来の保守性まで含めて比較します。パッケージの操作画面が自社の現場で受け入れられるかの事前検証も、一緒に行います。
500万円〜1,000万円規模の部分改善から相談できますか？
はい。データベース改善、帳票・連携、バックアップ自動化など、段階的な改善から始められる場合があります。はい。操作性の仕分けと教育計画づくりだけのご支援にも対応しています。
相談後にしつこい営業はありますか？
ありません。現状を確認したうえで、必要な進め方を整理します。無理に大きな開発を勧めることはありません。現場の声をお聞かせください。維持と改善の仕分けを一緒に設計します。
